Büro-Center: Ein Tool mit Mehrwert

Im Büro-Center laufen die Informationen der mobilen Geräte zusammen. Alle Daten können dort ausgewertet und automatisiert an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater gegeben werden.

Das Unternehmen clockin aus Münster bietet eine zettellose Umsetzung der Arbeitszeiterfassung an. Dadurch ergibt sich eine hohe Transparenz der Arbeitsaufträge und diverse Zeitersparnisse. Kern des Systems ist das Büro-Center, mit dem die Sachbearbeiter/innen alles im Blick haben und koordinieren können. So ist nicht nur eine lückenlose Erfassung der Arbeitsstunden möglich, sondern die komplette Auftragsabwicklung – von der Annahme, über die Arbeitszeiterfassung, bis hin zur Abrechnung.

Bei der zettellosen Lösung aus Münster handelt es sich um ein App-basiertes System mit Anbindung an ein Büro-Center im Browser-Format. Im letzteren laufen alle Daten der mobilen Endgeräte zusammen. Hier findet sich eine laufend in Echtzeit aktualisierte Übersicht der Kunden, des Personals und ihrer Mobilgeräte. Unter dem Reiter des jeweiligen Mitarbeiters, werden sämtliche Arbeitszeiten lückenlos aufgelistet. Eine gleichzeitige Zeiterfassung von mehreren Beschäftigten ist ebenfalls möglich. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Arbeitskräfte zum gleichen Auftrag fahren müssen und nur ein Endgerät eingesetzt werden soll. Alle Informationen oder Bilder, die in die App eingegeben werden, landen ohne Zeitversatz im Büro-Center. Die Daten können dort ausgewertet und automatisiert an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater gegeben werden. „So wird eine lückenlose Verwaltung von Personal, Zeiten und Projekten bzw. Aufträgen realisiert sowie die zentrale Forderung des EuGH-Urteils, nämlich Transparenz über die geleisteten Arbeitszeiten, bestmöglich sichergestellt“, erklärt Frederik Neuhaus, Geschäftsführer bei clockin. Alle Funktionen des Systems werden den Regelungen des Mindestlohngesetzes sowie den Zollkontrollen gerecht.

Der mobile Teil, die App auf den Smartphones, kann neben der Zeiterfassung noch mehr: Auch die komplette Auftragsabwicklung lässt sich umzusetzen. Dazu gehören die Dokumentation des Projektstatus sowie eine Kundenbestätigung inklusive Unterschrift direkt vor Ort. Eine Diktierfunktion erleichtert die Eingabe genauso wie die bereits beschriebene Möglichkeit, Fotos zu hinterlegen. Zudem können per digitaler Checkliste sämtliche Formulare, die bisher per Papier erfasst werden mussten, in der App hinterlegt werden. Durch die Kombination aus App und Büro-Center, ergibt sich eine enorme Zeitersparnis, die durch Echtzeitübertragung der erfassten Daten und Einsparungen von administrativen Arbeiten gegenüber der Alternative Stundenzettel gewährleistet wird. Darüber hinaus  werden Fehlerquellen durch die automatisierte Übertragung der Daten minimiert.

Seit dem Jahr 2015 beschäftigt sich das Unternehmen clockin mit der digitalen Zeiterfassung. „Leider gab es auf dem Markt keine Lösung zu vertretbaren Preisen, die es mir ermöglicht hätte, zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die Tätigkeiten meiner Mitarbeiter zu erhalten”, beschreibt Thomas Bittmann, Geschäftsführer der DiTom Kanaltechnik GmbH aus Ahlen (Westf.) und Mitgründer von clockin, den Grundstein der Idee. Von Anfang an legte das ambitionierte Startup großen Wert auf eine praxisnahe Umsetzung. Gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Kanaltechnikunternehmens wurde in monatelanger Detailarbeit die Grundlage für das heutige clockin gelegt. Im Jahr 2017 begann die Vertriebsphase. Bis zum heutigen Datum vergrößert sich der Kreis der zufriedenen Kunden stetig. Dass es sich bei der Software um ein bisher fehlendes System im Markt handelt, beweist u.a. der #DWNRW-Award, mit dem das Unternehmen vom NRW-Wirtschaftsministerium für die besondere Innovationskraft und Praxisnähe von Wirtschaftsminister Prof. Dr. Andreas Pinkwart 2017 in Düsseldorf ausgezeichnet wurde.

Die App wurde für iPhone und Android-Geräte entwickelt und lässt sich im AppStore bzw. über Google play herunterladen. Die Nutzung des clockin-Systems wird monatlich pro Mitarbeiter im Abonnement abgerechnet. Interessierte haben die Möglichkeit, das gesamte System 14 Tage unverbindlich und in vollem Umfang zu testen. Ein entsprechendes Registrierungsformular findet sich auf der Homepage www.clockin.de.

Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung stehen unter www.clockin.de oder auf dem YouTube-Kanal „clockin GmbH“ zur Verfügung.

Bilder: clockin GmbH, Münster

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